안녕하세요.
오늘은 아침 일찍 나와서 커피 머신을 청소했습니다.
제가 이번주 당번(?)인데 월, 화에 저녁 약속으로 인해
퇴근 전 청소를 못했거든요.
사실 변명입니다.
그냥 퇴근 전 일찍 할 수도 있었을텐데
제가 당번이라는 걸 기억 못 했어요.
어제 퇴근길에 약속 장소로 가던 중
오스틴이 카톡을 보내준 덕분에 알게 됐네요.
이것도 생각보다 상당한 신경을 요구하네요.
누락하지 않으려면
계속 의식하고 있어야겠습니다.
오늘 할 이야기 주제도 업무 누락 방지를 위한 기록입니다.
제가 지금까지 일하면서 느낀 세무업의 특징 중 하나는
업무 누락할 가능성이 높은 상황과 환경이거든요.
한 사람이 한 거래처만 맡고 있지 않기 때문에
거래처 리스트, 업무 일지는 물론이고
시시때때로 울리는 전화 내용까지도 기록하는 게 중요합니다.
기록 안 했다가 정신 놓으면 까먹기 쉬워요.
그렇기에 업무가 눈에 보이게 만드는 작업은 정말 중요합니다.
누군가와의 공유를 위해서 기록하는 것도 물론 중요하지만
오늘 제가 이야기할 기록은 남을 위한 게 아니라 나를 위한 기록에 가깝습니다.
생각해보니 확실히 청년들에 있으면서 나를 위한 기록 능력도 많이 향상되었네요.
예전 제 기록법을 보면 일관성이 부족했는데 요즘은 꽤나 일관성이 생겼거든요.
종이와 연필로 기록하든, 키보드로 컴퓨터에 기록하든 일정한 양식이 생겼습니다.
나를 위한 기록에 가장 중요한 요소가 되는 건 아무래도 시간입니다.
무언가 기록할 일이 생기면 습관적으로 날짜와 시간을 적습니다.
너무 정확하진 않더라도 10분 단위로 적어두는 편이에요.
예를 들면, 2024.08.28. 23:00(~23:30) 이렇게요.
그리고 해당 기록과 관련된 대상(사람이나 기관)이 명확하다면 날짜 옆에 이름과 전화번호를 적습니다.
거래처 명, 핸드폰 번호, 내선 번호 등 적어두면 분명 사용할 일이 생기더라구요.
또, 누군가가 진행하는 강의를 듣는다면 강의의 진행자 이름을 날짜 옆에 적는다던지 하는 것도 가능합니다.
예를 들면, ‘2024.08.28. 23:00~23:00, 듀크’ 그리고 그 아랫줄에 ‘성장일기 작성’ 이렇게 적어두는 거죠.
그 다음에는 주요 메모 사항을 왼쪽에 한 문장씩 끊어서 적습니다.
고객 요청 사항이나 어떤 스피치, 강의에 대해 기록할 때
부연설명이 길어질 수도 있는데 문장의 핵심만 기록하는 겁니다.
중요한 것은 어떠한 왜곡이 일어나서도 안 됩니다.
개인의 해석이 들어가면 나중에 시간이 지나서 다시 봤을 때 내 생각인데 상대가 말한 것으로 착각하게 되거든요.
그래서 개인의 해석이 들어가는 건 오른쪽에 따로 적어둡니다.
대략 이런 방식으로 나만의 기록을 해두고
해결한 것에 대해서는 날짜 옆에 체크 표시를 한다던지
진행이 안 된 것에 대해서는 모니터 등 눈에 잘 보이는 곳에 메모를 남겨 두는 식으로 누락을 방지하고 있습니다.
나만의 기록 방식을 만들고 일관성 있게 기록하는 습관 만들기.
직장 생활에서 필요한 능력 중 하나가 아닐까 싶습니다.