안녕하세요.
오늘은 아침 일찍 나와서 커피 머신을 청소했습니다.
제가 이번주 당번(?)인데 월, 화에 저녁 약속으로 인해
퇴근 전 청소를 못했거든요.
사실 변명입니다.
그냥 퇴근 전 일찍 할 수도 있었을텐데
제가 당번이라는 걸 기억 못 했어요.
어제 퇴근길에 약속 장소로 가던 중
오스틴이 카톡을 보내준 덕분에 알게 됐네요.
이것도 생각보다 상당한 신경을 요구하네요.
누락하지 않으려면
계속 의식하고 있어야겠습니다.
오늘 할 이야기 주제도 업무 누락 방지를 위한 기록입니다.
제가 지금까지 일하면서 느낀 세무업의 특징 중 하나는
업무 누락할 가능성이 높은 상황과 환경이거든요.
한 사람이 한 거래처만 맡고 있지 않기 때문에
거래처 리스트, 업무 일지는 물론이고
시시때때로 울리는 전화 내용까지도 기록하는 게 중요합니다.
기록 안 했다가 정신 놓으면 까먹기 쉬워요.
그렇기에 업무가 눈에 보이게 만드는 작업은 정말 중요합니다.
누군가와의 공유를 위해서 기록하는 것도 물론 중요하지만
생각해보니 확실히 청년들에 있으면서 나를 위한 기록 능력도 많이 향상되었네요.
예전 제 기록법을 보면 일관성이 부족했는데 요즘은 꽤나 일관성이 생겼거든요.
종이와 연필로 기록하든, 키보드로 컴퓨터에 기록하든 일정한 양식이 생겼습니다.
나를 위한 기록에 가장 중요한 요소가 되는 건 아무래도 시간입니다.
무언가 기록할 일이 생기면 습관적으로 날짜와 시간을 적습니다.
너무 정확하진 않더라도 10분 단위로 적어두는 편이에요.
예를 들면, 2024.08.28. 23:00(~23:30) 이렇게요.
그리고 해당 기록과 관련된 대상(사람이나 기관)이 명확하다면 날짜 옆에 이름과 전화번호를 적습니다.
거래처 명, 핸드폰 번호, 내선 번호 등 적어두면 분명 사용할 일이 생기더라구요.
또, 누군가가 진행하는 강의를 듣는다면 강의의 진행자 이름을 날짜 옆에 적는다던지 하는 것도 가능합니다.
예를 들면, ‘2024.08.28. 23:00~23:00, 듀크’ 그리고 그 아랫줄에 ‘성장일기 작성’ 이렇게 적어두는 거죠.
그 다음에는 주요 메모 사항을 왼쪽에 한 문장씩 끊어서 적습니다.
고객 요청 사항이나 어떤 스피치, 강의에 대해 기록할 때
부연설명이 길어질 수도 있는데 문장의 핵심만 기록하는 겁니다.
중요한 것은 어떠한 왜곡이 일어나서도 안 됩니다.
개인의 해석이 들어가면 나중에 시간이 지나서 다시 봤을 때 내 생각인데 상대가 말한 것으로 착각하게 되거든요.
그래서 개인의 해석이 들어가는 건 오른쪽에 따로 적어둡니다.
대략 이런 방식으로 나만의 기록을 해두고
해결한 것에 대해서는 날짜 옆에 체크 표시를 한다던지
진행이 안 된 것에 대해서는 모니터 등 눈에 잘 보이는 곳에 메모를 남겨 두는 식으로 누락을 방지하고 있습니다.
나만의 기록 방식을 만들고 일관성 있게 기록하는 습관 만들기.
직장 생활에서 필요한 능력 중 하나가 아닐까 싶습니다.