내일부터 팀장으로 출근합니다.
오늘은 저번에 이어 보고서 능력에 대해서 토론하였다.
1.
보고서 검토능력
세무사사무실에 대입하면 보고서 검토능력으로는 신고서 검토, 사장님 채널 검토, 업무일지 검토, 시뮬레이션 검토가 있다.
신고서 검토는 팀장뿐만 아닌 담당자도 결재를 올리기 전 수많은 검토를 해야한다. 하지만 경험 상 아무리 내가 볼 때 틀린 게 없는 신고서라도 결재를 올리면 다시 내려온다. 나는 이럴 때 되게 죄송한 마음이 든다. 결재를 본다는 것이 결코 쉬운 일이 아니기 떄문이다. 그래서 나는 최대한 내가 봤을 때라도 완벽하고자 하지만 아직 많이 부족하다.
채널 검토는 엘라, 제프께서 해주시는데 내가 보낸 채널에 오류나 문제가 있으면 바로 잡아주시는 편이시다. 그래서 가끔 잘못 보낸 부분이 있으면 정정해주시고 다시 안내드릴 수 있도록 도와주신다.
그래서 내가 잘못 알고있는 부분도 수정할 수 있고 사장님께도 정정해드릴 수 있어서 나중에 팀장이 된다면 나도 이렇게 해야겠다는 생각이 들었다.
업무일지 검토는 내가 지시를 받고 작성했으나 잘못 전달되어 업무일지가 잘못 작성되었을 때, 업무일지 기한에 오류가 있을 때 등 내가 업무를 잘 진행할 수 있도록 검토해주시는 부분이다.
이 검토는 팀장님께서도 오류가 날 수 있는 부분이기 떄문에 모두가 가져야하는 능력이라고 생각한다.
시뮬레이션 검토는 아직 작성해보지 않아서 파악이 안되었지만 숫자기입의 오류나 거래처에 맞는 보고서가 아닌 경우 수정을 해야하고, 담당자는 이 시뮬레이션을 잘 파악하고 있어야 하는 것 같다.
2.
보고대상
나의 보고대상은 대리님, 팀장님, 대표님이다.
각 팀마다 결재하는 방식과 스타일이 다르기 떄문에 팀에 맞게 잘 진행하면 된다고 생각한다. (예를들어, 서류 순서 같은 경우 보고 대상이 보기 편하게 작성되야함)
결재올릴 때, 들었던 말은 결재를 받는 사람에 대한 성의가 보여야 한다라는 말이였다. 결재를 해주시는 분이 어떤 부분이 틀렸을 때 화가나는지를 잘 파악해서 작성해야한다고 생각한다.
보고대상은 주로 상급자이기 떄문에 올릴 때 사소한 부분이 틀리지 않도록 작성하는 것이 좋다.
3.
예측가능한 기준 설정
보고서의 기준은 리더가 선호하는 스타일, 넣었으면 하는 내용, 가장 중요하게 보는 것에 대해서 예측하고 그 예측을 기준으로 작성해야한다.
위에서 말했듯이 보고서를 결재하는 사람에 대한 예측과 이해가 있어야 많은 시간의 소요없이 잘 작성할 수 있다고 생각한다.
또한, 보고받는 사람도 상대가 왜 그렇게 작성했는지 확인하고 정정해주는 과정이 필요하다. ‘이걸 왜 모르지’라고 생각하기 시작하면 서로의 이해가 부족한 것이고 이 부분에서 기분이 파괴될 수 있다고 한다.
또한, 반려 후 말한 부분이 수정이 안되었을 때에는 보고 받는 사람에게 굉장한 실례라고 생각한다.
나도 그 부분을 고치기 위해 노력하고 있고 다음엔 더 완벽한 보고서를 올려야지 생각한다.